Что нужно знать об электронной трудовой книжке: отвечает эксперт

11 сентября в 15:07 Обновлено 11 сентября в 15:20
©  сайт Пенсионного фонда России

С 1 января 2021 года в России введут электронные трудовые книжки. Бумажные версии продолжат вести не для всех работающих граждан. В нюансах нововведения корреспонденту «РИАМО в Балашихе» помогла разобраться руководитель отдела кадрового администрирования Ангелина Смирнова.

«Я работаю на трех работах»: рассказы трудоголиков из Балашихи>>

Что такое электронная трудовая книжка?

© pixabay.com,  renateko

Первое, о чем говорит эксперт: нужно понимать, что в российском законодательстве, а именно в нормативных правовых актах, не используется термин «электронная трудовая книжка».

«Согласно постановлению правления ПФ РФ от 25 декабря 2019 года № 730п и новой статье 66.1 Трудового кодекса РФ, это «сведения о трудовой деятельности», которые не предполагают какого-то физического носителя, а реализуются только в электронном виде. Это означает, что все сведения о трудовой деятельности работника и его трудовом стаже будут храниться в единой информационной системе, которую создал Пенсионный фонд России», – рассказывает Ангелина Смирнова.

И добавляет, что подразумеваются сведения о самом работнике, данные о его приемах на работу, данные о его переводах на другую постоянную работу, данные об увольнениях и основания, по которым с работником прекращали трудовые отношения. 

Все эти сведения и сейчас есть в бумажной трудовой книжке. То есть, по большому счету, их просто перенесут в цифровой формат.

Кстати, ответственность за сбор и передачу электронных данных в Пенсионный фонд России всецело ложится на плечи работодателя.

Работа для подростков: юридические нюансы и возможности>>

Минусы электронной трудовой книжки

©  Пресс-служба Подольского управления социальной защиты населения

Бумажная трудовая книжка – обыденная вещь для каждого из нас. Мы привыкли, что к ней надо относиться бережно, не терять, ведь она содержит важные данные – в том числе для начисления пенсии в будущем. При этом большинство людей понимает, что переход в цифровое пространство – явление закономерное, рано или поздно это произойдет и с трудовой книжкой.

Тем не менее, по словам Ангелины Смирновой, недоверие к новым методам хранения персональных данных – один из главных минусов электронной трудовой книжки. Чаще всего речь идет о старшем поколении, для представителей которого бумажная «корочка» привычнее и надежнее. Для людей в возрасте переход на электронную версию осложняется еще и тем, что не всегда есть доступ в интернет и не каждый умеет им пользоваться.

Так, пенсионерка Валентина Абрамова совсем не обрадовалась тому, что появились электронные трудовые книжки. По ее мнению, все цифровые ресурсы облегчают жизнь только молодым, а старикам, наоборот, усложняют.

«Мне 56 лет, и я совсем не понимаю, зачем мне нужна электронная трудовая книжка. Что это вообще такое? Неужели будет как с записью в поликлинику? Ведь я так и не смогла запомнить, куда надо нажимать в интернете, чтобы попасть на прием к терапевту. Приходится ехать в поликлинику, где мне помогают записаться через автомат – это называется электронная регистратура. Нельзя было только для молодежи сделать новинку эту, а для нас, пенсионеров, оставить все как есть? Да и спокойнее как-то, если бумажная трудовая книжка либо в кабинете у кадровика лежит, либо хранится дома с другими документами», – сетует пенсионерка.

Эксперт добавляет, что недоверие людей старшего поколения к электронному формату документов и их неумение пользоваться цифровыми ресурсами – не единственные минусы нововведения.

«Электронные трудовые книжки не учитывают раздел о награждениях, который был в бумажном варианте. Кроме того, при увольнении работник получит обратно не саму «корочку», а выписку в формате А4, которую ему придется бережно хранить у себя», – объясняет Ангелина Смирнова.

«Устроилась на работу по специальности – спустя 30 лет»>>

Плюсы электронной трудовой книжки

©  Giphy.com

Впрочем, плюсов у электронной трудовой книжки гораздо больше, чем минусов. Так, бумажные документы часто портятся, теряются, а чтобы их восстановить, порой приходится очень постараться и буквально побегать по инстанциям, а также купить новый бланк. Электронный формат это исключает. Кому-то это покажется мелочью, но все равно это несомненный плюс.

Пожалуй, одно из самых весомых преимуществ электронной книжки – это удобный и быстрый доступ к информации о трудовом стаже.

Причем без временных ограничений – «зайти и посмотреть» можно будет в любое время дня и ночи. Но с одной оговоркой: в электронном виде сведения формируются только с 2020 года.

Кроме того, сейчас справку о трудовом стаже можно получить только в ПФР или непосредственно у работодателя. И каждый, кто с этим сталкивался, знает: ее получение очень часто сопровождается тратой времени и нервов. Электронный документ значительно упростит процесс – справку о трудовой деятельности можно будет получить не только по месту работы или в ПФР, но и в любом МФЦ или через портал госуслуг.

«Кроме того, преимуществами электронной книжки являются минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности, высокий уровень безопасности и сохранности информации, новые возможности аналитической обработки данных для работодателей и госорганов. Также с помощью электронного документа можно будет дистанционно устроиться на работу и даже дистанционно оформить пенсию – без дополнительного документального подтверждения», – говорит Ангелина Смирнова.

«Сгорел на работе»: что такое синдром эмоционального выгорания>>

Это обязательно или по желанию?

© РИАМО,  Александр Манзюк

Переход на электронную трудовую книжку – дело добровольное и осуществляется только с письменного согласия сотрудника. Единственное исключение – люди, которые впервые устроятся на работу в 2021 году. Сведения об их трудовой деятельности сразу будут сохранять в электронном виде без оформления бумажной книжки.

«До 31 декабря 2020 года включительно работающим гражданам необходимо подать работодателю письменное заявление в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки», – объясняет эксперт.

И поясняет: сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку, бумажную вернут обратно, предварительно поставив в нее запись о сделанном выборе. С этого момента работодатель уже не будет нести ответственность за сохранность бумажной «корочки», она всецело возлагается на плечи работника.

Кстати, при переходе на электронную версию бумажная книжка продолжает использоваться наравне с ней, поэтому документ нужно беречь.

Казалось бы, зачем? Ответ прост: именно в бумажной книжке записаны сведения о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются данные только начиная с текущего года.

«Если человек решил оставить бумажную трудовую и написал соответствующее заявление, то работодатель все равно заведет электронную книжку. Но данные он обязан будет вносить сразу в оба документа. Это право сохраняется за работником при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге», – поясняет Ангелина Смирнова.

Эксперт рекомендует серьезно подумать о том, какая трудовая книжка вам нужна. Ведь обратного пути не будет: если сотрудник подал заявление о выборе электронной формы, то после 31 декабря 2020 года возврат к ведению бумажной трудовой книжки будет уже невозможен.